Het behouden van talent is net zo belangrijk als het aantrekken ervan. Een productiebedrijf met 600 medewerkers, verspreid over verschillende vestigingen in België, stond voor de uitdaging om haar onboardingproces te optimaliseren.
Het bedrijf wil
- nieuwe medewerkers een warm welkom geven,
- duidelijkheid verschaffen in verantwoordelijkheden wanneer nieuwe medewerkers starten, en
- nieuw talent behouden
Hiervoor klopte het bedrijf aan bij HR Atelier voor de In dit blog deel ik onze aanpak.
De vraag:
Het bedrijf wilde de onboardingservaring voor nieuwe medewerkers verbeteren en verantwoordelijkheden scherp stellen om hun nieuwe medewerkers beter te behouden. Het doel is om een gestructureerd en effectief onboardingproces te ontwikkelen dat de tevredenheid, betrokkenheid en het behoud van nieuwe medewerkers verhoogt. Ook belangrijk is dat elke collega weet welke rol die wanneer kan opnemen wanneer nieuwe collega’s starten.
Aanpak:
Om inzicht te krijgen in de huidige onboardingervaringen, startten we met een onboardingsscan. Dit omvatte diepte-interviews met leidinggevenden en nieuwe medewerkers, uitgevoerd door mij en een HR-medewerker van het bedrijf. Op basis van deze onboardingsscan kreeg het bedrijf een rapport met wat goed loopt, wat verbetermogelijkheden zijn en wat quick wins kunnen zijn om de onboarding te verbeteren.
Naast de interviews voerde ik een intakegesprek met HRM en de directie om specifieke pijnpunten te identificeren. Hieruit bleek dat er veel verloop van nieuwe medewerkers was, en dat er geen duidelijk onboardingsbeleid bestaat. Elke leidinggevende nam rollen op op basis van buikgevoel. Afhankelijk van in welke afdeling nieuwe medewerkers terecht kwamen, waren er grote verschillen in de onboardingservaring. Dankzij een solide werkgeversimago trekt het bedrijf wel makkelijk nieuwe medewerkers aan, maar nieuwe medewerkers vertrekken toch ook vaak snel.
Op basis van de resultaten van de onboardingscan maakten we een plan van aanpak. We ontwierpen een gestructureerde onboardingsflow, die we implementeerden in hun HR-software. Deze flow bestaat uit digitale én persoonlijke acties en richtte zich op vijf dimensies:
- Emotionele onboarding
- Sociale en culturele onboarding
- Administratieve en logistieke onboarding
- Co-creatie van de onboarding
- Duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen en rollen
Resultaat van deze nieuwe onboardingsflow:
- Aantrekkelijke preboarding: Een naadloze overgang naar de eerste werkdag.
- Welkom en betrokken: Nieuwe medewerkers voelen zich direct welkom en betrokken, zonder te wachten op een werkplek of materiaal.
- Individuele aanpak: Opvolgingsgesprekken zorgen voor een gepersonaliseerde onboarding, wat leidt tot meer betrokken medewerkers.
- Focus op verbinding: Naast administratieve en logistieke zaken, is er veel aandacht voor sociale, culturele en emotionele verbinding.
- Tijd voor leidinggevenden: Minder tijd aan administratieve taken, meer tijd voor verbinding met nieuwe medewerkers.
- Automatisatie en digitalisering: Het onboardingsbeleid is geautomatiseerd en gedigitaliseerd waar mogelijk, zodat mensen meer tijd hebben voor persoonlijke begeleiding van nieuwe medewerkers en er minder zaken vergeten worden. In dit bedrijf implementeerden we de flow in hun bestaande HR Software, maar je kan bij HR Atelier ook terecht voor een handige onboardingsapp waarin je de processen opvolgt.
Zie jij ook kansen voor jouw eigen organisatie? Boek je gratis adviesgesprek en ontdek hoe HR Atelier jou kan helpen om jullie onboardingsproces te verbeteren en nieuw talent te behouden! Start met de scan zodat je goed weet hoe leidinggevenden, ondersteunende diensten én nieuwe medewerkers je onboarding ervaren en wat de belangrijkste verbetermogelijkheden zijn!