Een buddy aanduiden bij onboarding gebeurt in veel organisaties nog te vaak tussendoor en ad hoc, merk ik regelmatig tijdens gesprekken met HR-teams en leidinggevenden.
Iemand wordt spontaan aangeduid om een nieuwe collega op weg te helpen. Vaak met de beste bedoelingen. Maar zonder duidelijke verwachtingen, ondersteuning of afstemming. En vaak hoor ik dat de buddywerking dan toch niet zo goed georganiseerd is, of uitdooft. Logisch, want een sterke buddywerking vraagt veel meer dan “iemand die de nieuwe collega even wegwijs maakt”.
Waarom buddywerkingen soms uitdoven
Veel organisaties starten enthousiast met een buddywerking, maar merken na verloop van tijd dat:
- buddies hun rol verschillend interpreteren waardoor misverstanden ontstaan
- leidinggevenden andere verwachtingen hebben waardoor rolverwarring ontstaat
- nieuwe medewerkers niet goed weten waarvoor ze bij hun buddy terechtkunnen en waarvoor niet
- buddies onvoldoende tijd of ondersteuning krijgen
- de buddywerking gewoon stilvalt
Dat is niet vreemd. Want een buddywerking die duurzaam wil werken, vraagt structuur, visie en ondersteuning.
Wat verwacht je eigenlijk van een buddy?
Dat lijkt een eenvoudige vraag, maar in vele organisaties is dit niet duidelijk afgestemd.
Is het in jouw organisatie helemaal duidelijk wat het verschil is in de rol van buddy met die van
- de leidinggevende?
- de directe collega?
- de trainer?
- HR?
Wanneer rollen niet helder zijn, ontstaan er snel dubbele verwachtingen of gaten in de begeleiding.
Een buddy hoeft bijvoorbeeld niet alle inhoudelijke expertise te hebben. Maar een buddy kan wél een veilige eerste aanspreekpersoon zijn, helpen bij informele vragen, sociale verbinding stimuleren en signalen opvangen.
Duidelijkheid over de rol is dus cruciaal. Niet alleen voor de buddy zelf, maar voor iedereen errond.
Kan iedereen zomaar buddy worden?
Persoonlijk geloof ik van niet.
Een sterke buddy is niet automatisch de persoon die al het langst in dienst is of het meeste weet over de job.
Goede buddies beschikken vaak over een combinatie van eigenschappen:
- ze kennen de organisatie goed
- zijn ambassadeur van de cultuur
- hebben een sterk intern netwerk
- luisteren écht
- zijn empathisch
- voelen signalen snel aan
- en creëren psychologische veiligheid
Een buddy heeft impact op hoe een nieuwe medewerker de organisatie beleeft. Dat verdient dus een bewuste keuze.
Moet een buddy uit hetzelfde team komen?
Dat kan, maar hoeft niet.
Beide keuzes hebben voordelen en aandachtspunten.
Een buddy uit hetzelfde team:
- begrijpt de dagelijkse werking goed
- zit dicht bij de praktijk
- is snel aanspreekbaar
Maar een buddy buiten het directe team kan net ook veel waarde brengen:
- een bredere kijk op de organisatie
- extra verbinding over teams heen
- meer veiligheid om bepaalde vragen te stellen
In de praktijk zie ik vaak sterke buddywerkingen wanneer de buddy géén directe collega is. Omdat onboarding dan niet alleen teamgericht, maar ook organisatiebreed versterkt wordt. Ook bij fusie-organisaties zijn buddies uit andere teams een meerwaarde, mits hier goed over de rol nagedacht is.
Ondersteun je buddies voldoende?
Dit is misschien één van de meest onderschatte onderdelen.
We verwachten vaak veel van buddies:
- beschikbaarheid
- betrokkenheid
- signalen opvangen
- sociale integratie ondersteunen
Maar krijgen ze daar ook voldoende tijd en ondersteuning voor?
Sta eens stil bij vragen zoals:
- krijgt de buddy expliciet tijd voor deze rol?
- is er een aanspreekpunt?
- worden buddies opgevolgd?
- kunnen ze ervaringen uitwisselen?
- is er ruimte voor intervisie?
- wat wordt er van buddies verwacht wanneer zij signalen opvangen dat het niet zo vlot loopt met de nieuwe medewerker?
Wanneer buddies zich gedragen voelen, blijft de werking ook veel sterker leven.
Betrek buddies in de evaluatie van onboarding
Buddies weten vaak als eerste wat er écht leeft bij nieuwe medewerkers.
Zij horen:
- waar mensen onzeker over zijn
- welke informatie ontbreekt
- waar processen verwarrend zijn
- wat nieuwe collega’s moeilijk durven benoemen
Hun input is daarom enorm waardevol om onboarding verder te verbeteren.
Leid buddies op
En misschien nog het belangrijkste: leid buddies op.
Gooi mensen niet zomaar voor de leeuwen.
Maak duidelijk:
- wat hun rol precies is
- wat wel en niet van hen verwacht wordt
- hoe ze gesprekken kunnen aanpakken
- waar ze terechtkunnen met vragen
- en hoe ze omgaan met signalen wanneer het minder goed gaat met een nieuwe medewerker
Zonder het vertrouwen van die medewerker te verliezen.
Een buddyrol vraagt vaardigheden. Die mogen we niet vanzelfsprekend vinden. Daarom ben ik zelf voorstander van het doordacht werven én selecteren van buddies.
Buddywerking maakt écht verschil
Tijdens onboardingsscans heel regelmatig uitvoer, inclusief interviews met nieuwe medewerkers, geeft ongeveer 80% aan nood te hebben aan een buddy tijdens hun opstart. Ook in kleinere organisaties.
Dat toont hoe groot de impact van verbinding en nabijheid tijdens onboarding is.
Een sterke buddywerking ontstaat niet ad hoc en op buikgevoel.
Ze vraagt visie, duidelijke afspraken en ondersteuning. Ze vraagt ook een zelfgekozen engagement van de buddy, geen opgelegde rol.
Maar wanneer de buddywerking goed zit, maakt dit een wereld van verschil in hoe nieuwe medewerkers zich welkom, veilig en verbonden voelen.
Wil je graag een buddywerking opstarten of jullie huidige aanpak doordachter uitbouwen? Dan denk ik graag mee rond rollen, verwachtingen, opleiding en duurzame verankering binnen jullie onboardingaanpak. Van harte welkom!