Zorg Leuven

Elina Van Win - HR Atelier

Zorg Leuven: Gestroomlijnde en mensgerichte onboarding in een grote zorgorganisatie

Zorg Leuven is een grote zorgorganisatie met ongeveer 1000 medewerkers, verspreid over verschillende diensten: ouderenzorg, kinderopvang en thuiszorg. Elke afdeling heeft haar eigen dynamiek, teams en werking.

Iedereen doet zijn of haar best om nieuwe medewerkers goed op te vangen, maar er ontbrak een duidelijke rode draad. Sommige teams werkten met checklists, andere vooral op gevoel. Daardoor hing de ervaring van nieuwe medewerkers sterk af van de afdeling of leidinggevende.

Om de onboarding te stroomlijnen, structureren en optimaliseren contacteerden Kjel en Michiel van Zorg Leuven HR Atelier.

De uitdaging

De grootste uitdaging was niet alleen structuur brengen in onboarding, maar ook de ervoor zorgen onboarding mensgericht blijft binnen een de organisatie.
Daarnaast speelde ook de realiteit van de arbeidsmarkt. Zorg Leuven werkt in een sector waar knelpuntberoepen centraal staan.
Nieuwe medewerkers aantrekken is belangrijk, maar behouden nog veel meer.
Vanuit HR groeide daarom sterk het besef dat retentie al begint vóór dag één.

Ook de context maakte het uitdagend:
• verschillende locaties en culturen
• medewerkers die mobiel werken (in de thuiszorg)
• lange en administratieve aanwervingsprocedures
• veel betrokken partijen binnen onboarding
• nood aan afstemming tussen HR, leidinggevenden, buddies, administratie en preventie

Mijn rol als copiloot onboarding

Een stagiare deed ook een bevraging van nieuwe medewerkers. Op basis van deze bevraging konden we goed zien wat al goed liep, en op welke domeinen we onboarding echt nog konden optimaliseren.
We brachten ook alle bestaande onboardinginitiatieven in kaart. Van daaruit bouwden we stap voor stap een onboardingaanpak uit die gedragen kon worden door de volledige organisatie.

We werkten onder andere rond:

• een duidelijke onboardingstructuur
• een gezamenlijke toolbox voor alle afdelingen
• rollen en verantwoordelijkheden binnen onboarding
• gespreksmodellen voor leidinggevenden
• formele én informele contactmomenten
• aandacht voor preboarding en sociale connectie
• het leren kennen van de organistiecultuur
• duidelijke verwachtingen en vlot lopende logistiek en administratie
• onboarding afgestemd op verschillende werkcontexten

Samen met Kjel en Michiel van het HR team gaven we een workshop duurzaam onboarden voor directeurs van de verschillende initiatieven. Het doel van deze workshop was mensen meenemen in het belang van onboarding, wat onboarding juist is, wie welke rol daarin kan opnemen en hoe de onboardingsaanpak bij Zorg Leuven zou evolueren. Op die manier creërden we samen draagvlak om onboarding bij alle initiatieven te gaan uitrollen.

Tijdens het traject stonden enkele uitgangspuntspunten centraal:

 

    • Onboarding mag geen administratieve checklist worden, maar moet voelen als een warm welkom waarin mensen zich gezien en betrokken voelen, en gemotiveerd blijven om te werken binnen Zorg Leuven.
    • De eigenheid en goed werkende aanpak van de verschillende diensten moet behouden blijven
    • Onboarding moet haalbaar en eenvoudig georganiseerd worden, zodat iedereen haar of zijn rol met plezier en vlot opneemt
    • Er moet draagvlak zijn bij leidinggevenden en ondersteunende diensten

Wat veranderde er?

Vandaag werkt Zorg Leuven met een meer gedragen en afgestemde onboardingaanpak over de verschillende diensten heen. Er kwam meer duidelijkheid over wie welke rol opneemt tijdens onboarding en hoe nieuwe medewerkers opgevolgd worden.
Een aantal kleine, maar krachtige initiatieven maakten meteen verschil:

• een telefoontje vóór de eerste werkdag
• een warm welkom door buddy of leidinggevende
• een “boc n’ rol” met het logo tijdens de preboarding, als uitnodiging om samen te lunchen
• opvolggesprekken na enkele maanden
• meer aandacht voor informele check-ins
• behoud van de collectieve onboardingsessies over diensten heen, die maken dat mensen ook onboarden op organisatieniveau
• draagvlak bij leidinggevenden en ondersteunende diensten dankzij de gezamenlijke workshop
• duidelijkheid over wie wat wanneer doet dankzij de tool en het draaiboek

Ook de opvolging veranderde sterk. Waar onboarding vroeger vooral administratief werd opgevolgd via enquêtes, kiest het HR-team vandaag bewust voor persoonlijke gesprekken. Nieuwe medewerkers krijgen sneller ruimte om bezorgdheden, vragen of groeikansen te bespreken.

Daarnaast wordt onboarding nu ook actief gekoppeld aan retentie en exitinformatie. Feedback van nieuwe medewerkers helpt de organisatie om vacatures, begeleiding en interne samenwerking verder te verbeteren.
De vernieuwde onboardingsaanpak is uitgewerkt in een draaiboek een een digitale tool. Zo kan iedereen de visie op onboarding raadplegen én kunnen individuele onboardings goed opgevolgd worden. De nieuwe onboardingsaanpak wordt dienst per dienst uitgerold op maat van wat werkt per dienst.

Zo ervaarde Zorg Leuven de samenwerking

“We zijn een samenwerking met Elina aangegaan om onze onboarding binnen Zorg Leuven te optimaliseren. Elina toont zich hierin een ware specialist op het domein van 'onboarden'. Ze beschikt over een theoretische en praktische kennis die ze vlot kan vertalen in onze werking. Daarnaast volgt ze de verdere ontwikkelingen en veranderingen nauw op en is ze steeds beschikbaar voor feedback/ vraagstukken/.... Ik zou haar zeker en vast aanraden, voor allerhande vragen rond het thema onboarding (zowel procesmatig als adviserend). - Kjel Winter

 

Wil je graag meer horen over de aanpak rond onboarding bij Zorg Leuven? Luister hier naar de podcast.

"We hebben beroep gedaan op Elina om een keynote te geven over inclusief onboarden. Haar expertise om een inhoudelijk kader aan te reiken in combinatie met praktische tools & tips en interactieve uitwisselingen was een sterke meerwaarde voor onze deelnemers, en de ideale mix dat we voor oog hadden. Haar enthousiasme en passie voor het thema zorgde ervoor dat ze iedereen geboeid mee had in haar verhaal."

Cécile Dormal, VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten)

"We zijn een samenwerking met Elina aangegaan om onze onboarding binnen Zorg Leuven te optimaliseren. Elina toont zich hierin een ware specialist op het domein van 'onboarden'. Ze beschikt over een theoretische en praktische kennis die ze vlot kan vertalen in onze werking. Daarnaast volgt ze de verdere ontwikkelingen en veranderingen nauw op en is ze steeds beschikbaar voor feedback/ vraagstukken/.... Ik zou haar zeker en vast aanraden, voor allerhande vragen rond het thema onboarding (zowel procesmatig als adviserend)."

Kjel Winter,Adviseur Werving & Selectie,  Zorg Leuven

"Elina heeft onze werkplekarchitecten op inspirerende wijze verder opgeleid tot echte onboarding-experten. Haar vermogen om zich flexibel af te stemmen op de noden van de groep is een enorme meerwaarde. Bovendien straalt haar passie voor inclusieve onboarding in alles wat ze doet!"

Marlisse Commers, Projectcoördinator Sterpunt Inclusief Ondernemen

"Elina ontwikkelde een beleid rond onboarding voor onze organisatie. Ze doet dat op een heel toegankelijke manier en houdt maximaal rekening met de noden van zowel de werkgever als de werknemers. Een warm welkom, het welzijn van de medewerkers en de verbinding met de organisatie staan daarbij centraal. Een heel fijne samenwerking!'

Tanne Somers, Steunpunt Mens en Samenleving

"Ik ben Elina heel dankbaar voor haar hulp bij een aantal zaken die voor mij nieuw terrein waren bij de opstart van een multidisciplinaire praktijk. Ze gaf me duidelijke handvaten voor het zoeken naar de juiste collega’s en het voeren van sollicitatiegesprekken, en deelde waardevolle tips over hoe ik de praktijk via sociale media zichtbaar kan maken naar potentiële experten toe om het team verder uit te breiden. Haar advies was concreet, bruikbaar en heeft me enorm geholpen!"

Isabelle Poleunus, kinder- en jeugdpsychiater, praktijk Stilla

"Het traject 'de kunst van onboarden' met Elina was geslaagd. Het heeft ons doen stilstaan bij de belangrijkheid van de pre-boarding tot de eerste maanden van de nieuwe werknemer. Het is geen werk van 1 persoon op 1 moment. Elina bracht dit onderbouwd en gedocumenteerd aan, gaf tips en uitwegen als we botsten tegen grenzen van de onderneming. Samen met de medecursisten konden we de stappen die gezet werden, uitwisselen. Blij dit traject te hebben kunnen volgen, bedankt Elina, Ann-Michèle en Yntsen."

Veerle Goossens, HR Manager, Maatwerkbedrijf BWB

‘Elina heeft steeds veel intelligent doorzicht in wat voor mensen belangrijk is en wat mensen drijft. Creatief met ideeën. Ze heeft een groot hart voor HR, kan luisteren naar wat er (niet) gezegd wordt en heeft een fantastische gevoel voor humor!’

Wies Pairoux, Reward Expert Belfius

'Ik heb Elina leren kennen als een enorm gedreven en ondernemende HR professional met een authentieke persoonlijkheid. Door haar luistervaardigheid en onderzoekende houding weet ze haar expertise doeltreffend in te zetten. Elina is voor mij een waardevolle, leuke en inspirerende sparringpartner.'

Tom Vanbrabant, HR Manager BeTrue

'Als collega ondernemer en organisatiecoach deed ik een aantal keer beroep op Elina's expertise rond medewerkersbeleid. Wat een know how heeft ze over wat er nodig is om sterke medewerkers aan te trekken, maar vooral te behouden. En dat is iets waar heel wat organisaties waarmee ik werk struggelen. Elina haar inclusieve en duurzame aanpak is een meerwaarde voor elke organisatie of bedrijf die zoekend is in het medewerkersbeleid. Voeg daar haar enthousiasme, humor, authenticiteit en gedrevenheid aan toe en je hebt de perfecte mix voor een partnerschap dat je verzekerd mooie resultaten oplevert.'

Liesbeth Lambrecht, Impact Organisatiecoach

'Elina is een erg gedreven en warm persoon. Tijdens onze samenwerking heb ik Elina ervaren als iemand met heel vernieuwende standpunten die kritisch elementen in vraag durft stellen. Elina heeft een pragmatische en efficiënte aanpak, die ik sterk kan appreciëren. Vanuit haar ruime ervaring in HR-beleid en onboarding kon ik veel bijleren rond het opleiden en coachen van nieuwe medewerkers in mijn organisatie. Ik kan de samenwerking met Elina zeker aanbevelen.

Soetkin Kesteloot, directeur Kotee-motena

'Elina straalt haar expertise uit en blijft tegelijk toegankelijk, een kunst die ze toelegt op een medewerkersbeleid dat ondersteunend is voor een organisatie en haar medewerkers. Ze bouwt bruggen en schept vertrouwen. Een absolute aanrader om met haar samen te werken!'

Daisy Nauwelaers, SAM, Steunpunt Mens en Samenleving

'Het gesprek met Elina heeft mijn dag een geweldige boost gegeven en kwam mijn geest ten goede; creatief, levendig, vrij. Wil ik vaker doen!'

Tineke Melkebeek, Talent Ecquisition Specialist, Spotit

'Dankzij de aanpak van HR Atelier vonden we snel straffe kandidaten voor onze nieuwe productiesite in Gent'

Vincent Luyten, directeur Armasteel

'Opleidingen zijn pas van waarde wanneer ze inhoudelijk sterk gebracht worden en als de deelnemers ongeremd hun ervaringen kunnen uitwisselen! Dit ervaarde ik helemaal tijdens de sessie over onboarden bij Voka'

Gregory Cousin,  Bestuurder Accountancykantoor GEVIMAR

'Elina is iemand met een brede onderbouwde en praktische kennis over onboarding in organisaties. Zij ontwikkelde een uitgebreide praktische toolbox en adviseert ons tijdens de verschillende stappen in ons project naar de uitwerking van een vernieuwd onthaal bij de Tiense Suikerraffinaderij. Een partnerschap dat ik zeker kan aanbevelen.'

Koen Prosmans, Head of Hiring & Development, Tiense Suikerraffinaderij

'Vanuit het HRwijs-aanbod hebben we al een aantal keer samengewerkt met Elina in het kader van haar webinars. Het was altijd een goede ervaring, een enthousiaste Elina die duidelijk weet waarover ze spreekt, een van de experten die dankzij haar aanzet tot interacties met deelnemers hen tot op het einde aandachtig weet te houden. Een aanrader dus.'

Mieke Mertens, HRWijs/Verso Social Profit

'Elina brengt licht in de kamer: ze luistert oprecht, voelt snel aan wat er speelt en is een sterke sparringpartner. Ze combineert menselijkheid met een uitzonderlijk hoge professionaliteit. Ze maakt zaken helder, durft benoemen wat nodig is en doet dat steeds op een constructieve en respectvolle manier. Als collega is Elina een absolute aanwinst, en ook voor verdere samenwerkingen kan ik haar alleen maar warm aanbevelen. Iemand op wie je kan rekenen, professioneel én menselijk'

Elisabeth Van der Perre - YAASS

'Elina is een super capabele én aangename dame. Je kan bij haar terecht voor veel meer dan onboarding, ze begrijpt de cultuur, is kritisch en brengt een frisse blik op de zaken. Zeker een aanrader!'

Margot Raiglot - Taxi Hendriks site Brussels Airport

'Elina heeft ons ondersteund in een rekruteringsboost. Niets was haar teveel. Ze werkte zich snel in, screende vele kandidaten op kwalitatieve manier, schakelt snel en kan een hoge werklast dragen en denkt proactief mee. Haar resultaten heeft ze gehaald zelfs een maand vroeger dan verwacht. Ik zou ze zeker weer inschakelen voor een nieuwe opdracht.'

Saskia De Jonge- HR Manager Taxi Hendriks

Pin It on Pinterest