Onboarden: Een wel eens vergeten proces dat heel belangrijk is voor het succes van een bedrijf of organisatie.
Onboarding gaat verder dan nieuwe medewerkers verwelkomen: Het is een wederzijds proces waarbij zowel de werkgever als de nieuwe medewerker een rol opnemen.
Maar wat maakt onboarden duurzaam en inclusief?
1. Wat is Onboarden eigenlijk?
Onboarden is meer dan een warm welkom bieden. Het is gaat ook niet om het geven van allerlei informatie aan nieuwe medewerkers zodat ze hun werk kunnen doen.
Onboarding is een breed en langdurig proces waarbij nieuwe medewerkers evolueren van ‘nieuweling’ en ‘outsider’ naar ‘insider’ of nog beter ‘ambassadeur’ van je organisatie.
Als werkgever kun je dit proces ondersteunen met doordachte acties om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich sneller thuis voelen, sociale connectie hebben, er wederzijds zicht is op elkaars verwachtingen, het administratieve en logistieke materiaal er is en nieuwe medewerkers weten welke rol ze kunnen opnemen en op welke manier er samengewerkt wordt.
Een effectieve onboarding is cruciaal omdat het ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, de nodige middelen, informatie, netwerk en kennis hebben om hun werk te doen, zich verbonden voelen met hun rol en collega’s, en zich betrokken en toegewijd voelen op de lange termijn.
Door onboarding zorg je er dus voor dat nieuwe medewerkers sneller maar vooral langer inzetbaar zijn.
2. Waarom Duurzaam Onboarden?
Duurzame onboarding leidt op korte termijn tot vakmanschap en duidelijkheid over de rol, en op lange termijn passen de medewerkers bij je organisatie en hebben ze de bedoeling hebben om te blijven. Op die manier draagt onboarding bij aan duurzame tewerkstelling.
Wanneer werkgevers enkel zorgen dat nieuwe medewerkers alles hebben om hun job snel en goed te kunnen doen en enkel inzetten op eenzijdige informatie- en materiaaloverdracht, dan zullen medewerkers vaak sneller weten wat ze moeten doen, maar werk je niet aan duurzame arbeidsrelaties op langere termijn. Wil je duurzame onboarding, dan is inspraak en betrokkenheid van de nieuwe medewerker op zijn of haar onboardingsproces een belangrijk aspect.
Duurzaam HRM zorgt er ook voor dat organisaties een weerspiegeling zijn van de samenleving, ook bijvoorbeeld op vlak van diversiteit en vergrijzing. Ook werkbaar werk draagt bij aan duurzame tewerkstelling. Indicatoren voor werkbaar werk zijn emotionele belasting, werkdruk, veilig en gezond werk, afwisseling en autonomie en ondersteuning van medewerkers (SERV).
Elementen die ik graag meeneem in onboardingsprocessen: zet de onboarding bijvoorbeeld in op langdurig engagement? Wordt er ingezet op betrokkenheid van medewerkers? Weten we hoe de medewerkers zelf hun job ervaren? Kunnen ze hun talenten optimaal inzetten? Wat zijn hun energievreters op het werk? Wat draagt bij aan hun motivatie? Wat is de invloed van hun job op hun privéleven? Werken we aan emancipatie van onze werknemers?
3. En Inclusief onboarden?
Inclusief onboarden gaat verder dan enkel voldoen aan wettelijke vereisten over diversiteit. Het draait om het creëren van een omgeving waarin diversiteit wordt omarmd en waar alle medewerkers, ongeacht hun achtergrond, zich erkend en gewaardeerd voelen. Tijdens het onboardingsproces zijn we ons bewust van verschillen en zorgen we dat iedereen gelijke kansen heeft op het werk.
Een inclusief onboardingsbeleid is een aantrekkelijk en realistisch onboardingsbeleid voor álle medewerkers, ongeacht moedertaal, religie, fysieke of mentale uitdagingen, leeftijd, anciënniteit, neurodivergentie, gezinssituatie, en meer. Het benadert elke nieuwe medewerker als uniek.
Bij inclusieve onboardingsprocessen gaan we er dus vanuit dat alle nieuwe medewerkers uniek zijn, met eigen mogelijkheden, verlangens, ambities en eigen beperkingen. En door connectie met een inclusieve blik, werken we aan betrokkenheid en engagement. Een inclusieve blik gaat niet persé over grootse veranderingen. Het gaat vaak over kleine aanpassingen die een meerwaarde zijn voor alle medewerkers.
Een week voor een nieuwe medewerker opstart bel ik bijvoorbeeld altijd met de vraag wat zij zelf belangrijk vinden of nodig hebben bij hun opstart. De antwoorden die ik krijg zijn zelden wereldschokkend, maar maken een groot verschil. Enkele voorbeelden van antwoorden die ik het laatste jaar kreeg:
- “Ik vind een eerste werkdag heel belastend als ik een hele dag moet meelopen en luisteren, kan er ook tijd voorzien worden waar ik even alleen kan zijn?” (Is het niet voor álle medewerkers een meerwaarde om ook wat tijd te krijgen voor zichzelf?)
- “Ik ben prikkelgevoelig, is er een mogelijkheid voor een stille ruimte? Of werk ik de hele dag tussen collega’s?”
- “Ik ben niet zo vlot in netwerken opbouwen. Kunnen kennismakingsgesprekken voor mij georganiseerd worden , of is het de bedoeling dat ik zelf dat initiatief neem? Sorry, maar ik ben altijd het meest zenuwachtig om naar nieuwe mensen te stappen. Eens die eerste stap voorbij is, ben ik wel sociaal hoor.”
- Ik vind het zo jammer dat ik nu moet stoppen met borstvoeding geven en ik durfde het niet vragen, maar nu je de vraag zelf stelt wat ik nodig heb: Zou er een mogelijkheid zijn om melk af te kolven tijdens het werk? Ik zou zo blij zijn als ik dat kon doen”
- “Ik vind de loonberekeningen en sociale zekerheidsbijdragen zo ingewikkeld in België! Zou iemand me eens apart kunnen uitleggen hoe dit berekend wordt, hoe dat werkt met terugvordering van vakantiegeld enzo? Zeker omdat ik hiervoor als interim werkte snap ik er niets meer van.”
Ook werkgevers varen er wel bij door HRM met een inclusieve blik te ervaren en dat zowel economisch, ethisch als juridisch. Meer daarover leer je over de video over inclusie in de toolbox onboarding.
4. Duurzaamheid en Inclusie als Uitgangspunt
Inzetten op onboarding met een duurzame en inclusieve blik zorgt voor gemotiveerde medewerkers die de intentie hebben om te blijven en draagt zo ook bij aan emancipatie, aan de aanpak van personeelstekort en aan sociale cohesie! Je hebt meteen dus ook maatschappelijke impact!
HR Atelier vertrekt trouwens vanuit duurzame tewerkstelling en inclusie bij álle HR processen.
5. Hoe doe je dat concreet?
En hoe doe je dat nu concreet? Misschien heb je al heel wat ideeën? Of misschien wil je hierover van gedachten wisselen? Dat kan: met een kennismakingsgesprek, een traject met de toolbox onboarding of toolbox onboarding plus bijvoorbeeld, of door deel te nemen aan het lerend netwerk inclusief en duurzaam onboarden, bijvoorbeeld in Mechelen vanaf 21 maart (laatste dagen om je in te schrijven)
Hoe zorg jij voor duurzame en inclusieve tewerkstelling?