Op 14 december nam ik deel aan het Onboard Amsterdam, het grootste congres over Onboarding in Europa. Hoogtepunt voor mij was de keynote van Professor Tayla Bauer, getiteld ‘Onboarding Success, The Power of Connection”. Hoewel draaiboeken, apps, software, heel belangrijk zijn bij de implementatie van onboardingsprocessen, zijn ze slechts hulpmiddelen. De kracht zit in de persoonlijke connectie.
In deze post deel ik graag enkele inzichten die ik meenam.
De onderzoeken van Bauer vormen een belangrijke basis voor het vijf-dimensionale model dat ik hanteer. Bauer introduceerde de 6 C’s van onboarding: compliance, clarification, confidence, connection, culture en checkback. Volgens mij ontstaat vertrouwen door in te zetten op deze dimensies, en daarom omvat mijn model:
- Rol en wederzijdse verwachtingen
- Sociale connectie
- Culturele connectie
- Duidelijk kader met administratieve en logistieke processen
- Co-creatie
In dit model zijn ook het opbouwen van een vertrouwensrelatie en het regelmatig afstemmen (checkback) geïntegreerd. “De kracht ligt in interactie, niet in een document, website of app,” benadrukte Bauer aan het einde van haar keynote.
Hoewel tools zoals draaiboeken, softwaresystemen of apps het onboardingproces kunnen ondersteunen, blijven ze slechts hulpmiddelen. De kern van effectieve onboarding ligt in persoonlijk contact en het creëren van sociale, emotionele en culturele verbindingen.
Professor Bauer gaf tijdens haar keynote vijf belangrijke tips voor het bevorderen van sociale connectie in onboarding:
1) Empathie tonen
Onboarding is een wederkerig proces waarbij ook het bedrijf leert van nieuwe medewerkers. In een interessant onderzoek bij Wipro werden nieuwe medewerkers in drie groepen verdeeld: één groep kreeg een onboarding met focus op het bedrijf, een tweede groep had een focus op de nieuwe medewerker, en de derde groep diende als controlegroep. Resultaat? De groep waarbij de onboarding gericht was op de persoonlijke identiteit van de nieuwe medewerker had maar liefst 157% minder verloop dan de groep die zich focuste op de identiteit van de organisatie. De les? Empathie is cruciaal!
2) Tijd en timing
Onboarding beperkt zich niet tot de eerste werkdag! Ontwikkel een proces dat al start bij de aanwerving en afhankelijk van je organisatie en functie zes maanden, een jaar, of zelfs twee jaar kan duren (bij NASA duurt onboarding zelfs twee jaar).
3) Proactiviteit
Organisaties die vóór de startdatum nuttige informatie delen met nieuwe medewerkers, zoals praktische tips en verwachtingen, bevorderen een soepel onboardingproces en maken een sterke eerste indruk.
4) Buddies en mentoren
Een buddy- of mentorschap kan enorm waardevol zijn voor nieuwe medewerkers, maar ook buddies en mentoren hebben begeleiding nodig. Geef hen een duidelijke taakomschrijving en nuttige tips om de onboarding effectief te ondersteunen.
5) HRM-tools
Het opbouwen van connectie stopt niet na het recruitmentproces! Zorg voor een goed doordacht onboardingplan en bereid medewerkers voor op de eerste werkdag. Ondersteun de interactie tijdens de preboarding-fase en zorg voor regelmatig contactmomenten. Organiseer check-ins, integratiemeetings, en zorg voor coaching, ondersteuning en feedbackmogelijkheden.
Hoe nu verder?
Wil je concreet aan de slag met deze aanpak? Boek een kennismakingsgesprek – ik ga graag met je in gesprek over hoe we deze principes binnen jouw organisatie kunnen toepassen!