- Zorg voor structuur en een HR-plan en waak ervoor dat iemand het overzicht behoudt.
- Geef nieuwe medewerkers een introductie over het bedrijf, bijvoorbeeld in de vorm van een brochure met de missie, visie, organogram, enzovoort. Zorg er ook voor dat nieuwe medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen met vragen.
- Communiceer hoe het bedrijf omgaat met het welzijn van medewerkers.
- Ontwikkel een goede feedbackcultuur.
- Moedig uitwisseling aan tussen afdelingen, maar ook tussen nieuwe en meer ervaren medewerkers.
Dat zijn de tips van Z, met wie ik 6 maanden na de start van zijn tewerkstelling een gesprek had. Z gaf na 6 maanden ontslag en heeft tips om het onboardingsproces meer uit te bouwen. Want de afwezigheid van een goed uitgebouwd beleid voor heeft hij als nieuwe medewerker erg gemist en draagt ertoe bij dat hij vertrokken is. Om de integriteit van hem en zijn werkgever te garanderen, heb ik zijn verhaal geanonimiseerd.
Z. heeft net zijn eerste werkervaring als verkoper achter de rug. Z. deed een universitaire studie en ging in oktober aan de slag in een start-up die tools verkoopt aan bedrijven. Z. staat sterk achter het product en de visie van het bedrijf. Deze start-up heeft een tiental medewerkers in dienst. De eigenaars zijn zoekende en er zijn weinig HR-processen uitgebouwd. Dit geeft heel veel vrijheid en kansen aan nieuwe medewerkers, maar heeft ook een keerzijde.
Na een half jaar merkte Z. dat sales niet zijn ding was. In overleg met zijn werkgever bleef hij nog twee maanden in dienst terwijl hij op zoek ging naar een baan die beter aansloot bij zijn interesses. Hij vond kort na ons gesprek een nieuwe baan, waar hij binnenkort met veel enthousiasme aan de slag gaat.
“Dankzij mijn eerste werkervaringen weet ik nu veel beter wat ik professioneel wil en kijk ik veel kritischer naar werkgevers en vacatures”, vertelt Z. “Maar eigenlijk wil ik niet meer voor een start-up werken, omdat ik daar de structuur mis. Ik kreeg veel kansen en vertrouwen, maar de keerzijde daarvan was weinig structuur en veel zelf uitzoeken. Ik kon aan mijn werkgever eerlijk zeggen waarom ik vertrok, omdat het niet alleen ging om de functie zelf die niet bij me paste, maar ook om de structuur en de verandering van cultuur.”
Vond je het beeld dat je had toen je voor de functie koos, realistisch? Sloot het aan bij de realiteit?
“Het product interesseert me zeker, dus ik wilde me daar voor inzetten, en ik vond het heel tof om met HR managers te gaan praten in die sales functie. Ik vind HR managers een leuk publiek om mee samen te werken. Ik leerde door deze functie HR beter kennen en dat spreekt me ook echt aan.
Ik moest de job eigenlijk al uitvoeren tijdens mijn sollicitatie, door een presentatie te maken en te geven. Dat was ideaal voor mij, want ik presenteer graag! En daardoor kreeg ik wel een realistisch beeld van de job. Maar naarmate ik daar langer werkte waren er veel veranderingen waardoor ik me niet meer goed voelde op mijn werk. Ik merk wel dat er veel goede bedoelingen waren, maar als nieuwe medewerker vond ik het heel moeilijk om weinig structuur te hebben.”
Wat zijn acties en zaken die jou echt geholpen hebben om jou thuis te voelen in je job?
“Toen ik erbij kwam was er amper structuur. Ik had vb graag een boekje gehad met een voorstelling van het bedrijf. Ik ben erin gesmeten. Er was eigenlijk geen uitgebouwde onboarding en ik liep enkele weken mee met collega’s, om daarna zelf te beginnen.”
“Wat heb je concreet gemist?”
“Ik heb absoluut een rondleiding gemist. Pas na maanden ontdekte ik bijvoorbeeld dat er een sport- en ontspanningsruimte was. Ook een informatiebrochure met basisinformatie, zoals het beleid rond verlof, ontbrak. We mochten onbeperkt verlof opnemen, maar het was onduidelijk hoe en wanneer je dit kon aanvragen. Bovendien miste ik informatie over bij wie je terecht kon als nieuwe medewerker. Hoewel ik heel assertief ben, geldt dat niet voor elke nieuwe medewerker. Het is belangrijk om te weten bij wie je vragen kunt stellen. Daarnaast miste ik een feedbackcultuur waarin we constructief en open met elkaar konden communiceren en oplossingen konden zoeken. Er heerste een cultuur gebaseerd op buikgevoelens, maar ik miste structuur en processen.”
Onboarding gaat voor mij over het passen in de organisatiecultuur, het voelen van sociale verbinding met collega’s, duidelijk beleid en weten wat de werkgever van jou verwacht.
“Daar kan ik me helemaal in vinden. Wat ik ten zeerste aanbeveel, is het ontwikkelen van een duidelijk beleid voor elke medewerker. De verwachtingen van de functie moeten duidelijk op de vacature vermeld worden, zodat je echt weet waar je aan begint.”
“Wat betreft het creëren van verbinding met collega’s, heb jij ideeën over hoe dat georganiseerd kan worden?”
Ik heb bijvoorbeeld zelf gewerkt bij een werkgever waar de omgeving heel afstandelijk was. We werkten in een open kantoorruimte waar mensen de hele dag niet met elkaar spraken, behalve tijdens de lunchpauze twee verdiepingen lager. Ik werd daar ook niet rondgeleid. Als nieuwkomer was het erg moeilijk om verbinding op te bouwen in een omgeving waar een cultuur hing waar niet gepraat werd en er geen systeem was om toch contact te leggen met collega’s. Enkele oplossingen zijn onder andere het implementeren van een buddysysteem, nieuwe medewerkers laten meelopen met verschillende collega’s, ook van andere afdelingen, en iemand aanstellen die regelmatig een kopje koffie drinkt met nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkersdagen zijn ook heel zinvol, maar het risico hiervan is dat nieuwe medewerkers enkel elkaar leren kennen, en dus minder makkelijk gaan samenwerken met mensen die er al zijn. Dat moet ook een aandachtspunt zijn. Er zijn nog veel meer voorbeelden die ik kan geven. Daarnaast is het belangrijk om de verbinding met andere afdelingen te stimuleren, zodat mensen gemakkelijker kunnen samenwerken en nieuwe ideeën kunnen genereren.
“Dus eigenlijk gaat het om het bevorderen van kruisbestuiving?”
Ja! Kruisbestuiving, dat is het woord! Goed gezegd. Je wilt als werkgever namelijk ook leren van je nieuwe medewerkers. En daarom is het zinvol om een structuur uit te bouwen waarbij nieuwe medewerkers hun inbreng kunnen doen.
“En natuurlijk ‘je welkom voelen’. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet altijd! Als je ergens nieuw komt, ken je niemand en weet je niets. Het zou helpen om aan elk team voorgesteld te worden en in je eerste week mee te lopen, zodat je niet alleen een beeld krijgt van je eigen functie, maar ook van anderen.”
We concludeerden dat we veel van elkaar kunnen leren. Ik vind het erg waardevol om met nieuwe medewerkers te praten over hun ervaringen en daarvan te leren bij het verder ontwikkelen van onboardingprocessen.